I veckan hade jag äran att få gästposta på Plånbokssmarts Instagram. Nu när jag hade möjligheten att nå en lite bredare publik så passade jag på att slå ett slag för att applicera de lärdomar jag fått av att jobba med agil systemutveckling även på vardagslivet. För det finns en väldans massa paralleller när man väl sätter på sig de glasögonen. Ibland brukar jag hålla en föreläsning som jag kallar ”Vad familjelivet lärt mig om agilt” – nu försökte jag göra lite samma sak fast tvärtom. Läs alla inläggen här nedan!
Hej! Den här veckan är det jag som gästar Plånbokssmart. Det ska bli fantastiskt kul, och jag längtar efter att få resonera med er kring min hjärtefråga: Hur vi kan skapa en enklare, mer hållbar vardag.
Vem är jag? Jag heter Carin H Brander, och bor i en förort till Stockholm tillsammans med min man och två barn. Jag har ett grymt spännande jobb (om jag får säga det själv): Jag jobbar inom IT, med att coacha ett team av systemutvecklare och organisationen runt dem i att arbeta på ett smidigare sätt. Det kallas för att jobba agilt (ung. snabbrörligt).
Oftast är mitt liv underbart härligt, men ibland är det lite tufft. Jag lever med psykisk ohälsa i form av depression och utmattning, som tar sig i uttryck att jag ibland inte riktigt orkar med familjelivet.
Det är lite mer än ett år sedan jag kraschade rejält och sökte hjälp, men det är inte första gången jag kraschat. Skillnaden denna gång är att jag inte kunde hantera det på samma sätt som jag gjort förut, dvs att lämna det som stressade mig vind för våg, eftersom det denna gång var småbarnslivet som var den största stressfaktorn.
Sedan kraschen har jag jobbat en hel massa med mig själv, och jag har haft stor hjälp av de verktyg jag har med mig från jobbet. Numera är jag min egen agila coach. Och den här veckan vill jag dela med mig till er av några insikter jag kommit till på den resan.
Det blir aldrig som man tänkt sig.
Jag har ett kontrollbehov utan dess like. Det finns inget som stressar mig som när saker inte går enligt plan. Numera vet jag varför: Jag planerar alltid in för mycket och har inget utrymme för oförutsedda händelser. Och om det är någonting som livet med två småbarn bjuder på i mängder, så är det oförutsedda händelser.
Världen är alldeles för komplex för att vi ska kunna göra detaljerade planer över någonting. Det finns för många rörliga delar, för mycket som kan gå fel. När vi accepterar det, då kan vi slappna av i det. Åka med. Nyfiket tänka varje dag “Undrar vad den här dagen kommer bjuda på för spännande?”. Men då måste vi ge oss själva utrymmet att klara av det oförutsedda.
Här är några saker jag gör för att ge mig själv det utrymmet:
Aldrig några planer på kvällen, efter att barnen somnat. Vi har haft alldeles för många bråkiga kvällar när barnen aldrig vill somna och jag mentalt redan är någon annanstans. Nu försöker jag se all eventuell fritid efter nattningen som en bonus.
Aldrig några inbokade möten på jobbet innan morgonmötet som är 9.30. Nu har jag turen att ha ett jobb där det är möjligt att göra så, och det ger mig utrymmet att slippa ha en tid att passa på morgonen. Tar det mycket längre tid att få på barnen kläderna än beräknat, så är det i varje fall inte någon som sitter och väntar på mig.
Mycket få saker som är ett måste. Vi måste ha mat, borsta tänder och ha bälte på oss i bilen. Och alla bör ha någon form av kläder på sig när vi lämnar huset. Allt annat är “nice to have”.
Vad gör du för att ge dig själv utrymme för att hantera livets små överraskningar?
Man blir aldrig någonsin klar.
Jag har jobbat med webbprogrammering i snart 10 år, och innan dess var det ett stort intresse. Jag byggde min första hemsida när jag var runt 8 kanske, och mamma köpte hem boken “HTML för dummies”. Inte en enda gång under hela mitt liv har jag känt att “nu är jag klar med den här webben”. För ingenting blir någonsin klart, det tar bara slut på pengar, intresse eller tid.
Detsamma gäller allting i livet. Huset kommer aldrig bli färdigrenoverat. Barnen kommer aldrig sluta behöva oss. Det finns alltid någonting mer att städa, laga, plantera, kratta, baka. På samhällsnivå är det samma sak: En kommun är aldrig färdigbyggd. All infrastruktur måste förvaltas – vi kan inte bara bygga en väg och förvänta oss att aldrig behöva bry oss om den igen.
Så eftersom vi aldrig kommer bli klara, så kan vi lika gärna sluta på en gång med att försöka komma ifatt. Det finns inget komma ifatt. Det enda som finns är en aldrig sinande lista på saker att göra – så det är av yttersta vikt att vi lägger våra resurser på det som är viktigast för stunden.
Det är så väldigt lätt att fastna i att försöka komma ikapp. Att aldrig ha tid att vara med barnen. För att det är diskmaskiner som ska plockas i och ur, tvätt som ska hängas, jobb som ska jobbas. Min krasch efter att andra barnet föddes berodde nästan bara på att jag glömde detta för en stund, och fick overload i hjärnan – för att det är helt omöjligt att hinna göra någonting alls med en nyfödd och en tvååring som skriker ikapp.
Jag hade fått för mig att det är viktigt för barn att få växa upp i ett välstädat hem, med mat lagad från grunden, där alla är glada hela tiden och ingenting någonsin går fel. Och dessutom, så hade jag tagit på mig hela ansvaret för den idyllen – och därmed hela skulden när det inte funkar.
Jag övar hela dagarna nu på att acceptera att jag aldrig kommer bli klar. Låter disken stå, väljer bort sånt som i och för sig vore roligt men som inte är rimligt att hinna med. Lagar fryspasta eller beställer hem pizza. Prioriterar. Precis som jag tjatat om på jobbet i flera år.
Många små uppgifter är bättre än en stor.
Visste du att det rent matematiskt är bättre att bryta upp alla arbetsuppgifter i sina minsta beståndsdelar? Googla på “Lean construction batch size” för att se en ögonöppnande video. Och det är dessutom bra för produktiviteten på ett annat sätt också: Det är lättare psykologiskt att göra en liten uppgift jämfört med en stor.
Det här har jag varit bra på länge, och det hjälper mig att få någonting gjort överhuvudtaget när depressionen tar över. När jag berättar att jag brukar kryssa av mellan 20-30 saker från min att göra-lista varje dag så är det många som reagerar. De tycker att det låter mycket. Men faktum är att det är få saker på den där listan som tar längre tid än 5 minuter. Så en bra dag lägger jag kanske 150 minuter på att bearbeta listan – dvs 2,5 timme.
Jag har ALLT (nästan) på min lista. Jobbgrejer, privata grejer, sånt som är kul, sånt som är jobbigt. Det är nyttigt, för det har lärt mig att även roliga saker tar tid och energi. För att inte tala om hur trevligt det är att samtidigt få göra någonting skoj och få bocka av en grej på listan ???? När jag märker att jag har svårt att komma igång med någonting, då är lösningen i stort sett alltid att bryta ned uppgiften i mindre delar.
T ex så hade jag väldigt svårt att komma igång med att skriva de här gästinläggen. Märkligt, eftersom det bara känns skoj och inte alls jobbigt. Men jag gjorde ett kardinalfel: jag hade “Skriv inlägg till Plånbokssmart” på listan. Alldeles för stor uppgift. Svårt att komma igång. Till slut satte jag mig och bröt upp den i en massa småuppgifter: “Välj ämnen att skriva om”, “Skriv om ämne 1”, “Välj bild till ämne 1” osv.
Jag vet inte hur många gånger det här har hjälpt mig ur det där mörka. När jag mår som sämst orkar jag inte göra någonting alls, men så fort en strimma ljus når in är det ofta enkelt att komma tillbaka. För att listan finns där, och det är lätt att beta av den sakta men säkert:
✅ Ta medicin
✅ Förbered frukost
✅ Meditera 10 min
Och till sist har jag kravlat mig ur hålet, för den gången. Det finns en trygghet i det. Jag vet precis vad jag ska göra när energin återvänder.
Vad ger mest värde för minst kostnad?
När vi har accepterat att vi aldrig kommer hinna göra allt, då är frågan: Vad ska vi göra då? Jo, det som ger mest värde för minst kostnad. Högst nettovärde, if you will. Värde-kostnad=nettovärde.
Vi kan ta min önskan om att leva mer hållbart som exempel. Dessa är saker som är “bra för miljön”:
Flyga mindre
Åka mindre bil
Välja närproducerad mat
Välja vegetabilisk mat
Köpa mindre nyproducerat
Mitt första steg var att se över min konsumtion. Det var förhållandevis enkelt (och bra även för plånboken!). Jag gick över till att köpa det mesta i klädväg second hand. Med de möjligheter till onlineshopping som finns nu så har det knappt varit en uppoffring alls.
Sedan var kosten nästa enkla sak. Ingen av oss i familjen är veganer, men vi har en helt annan kosthållning nu. Vi köper sådant som annars skulle varit svinn, och massor med grönsaker. Vi har lärt oss att den enda frukt som finns att tillgå på vinterhalvåret är äpple. När jag jobbar väljer jag 90% av gångerna vegetarisk mat till lunch – det är ju så enkelt när det är någon annan som lagar maten.
Nu är det flyget som står på tur. Vi är inga globetrotters direkt, men har ändå flugit en del de senaste åren. Rena nöjesresor för det mesta. Men nu känns det enkelt att låta bli framöver. Nu vill jag upptäcka Sverige tillsammans med barnen.
Bilen däremot. Tillgången till bil har spelat en ofantligt stor roll för mitt välmående det senaste året. Både jag och min man har bytt jobb, från att ha en resväg på en timme enkel väg med kollektivtrafik till en kvart med bil. Att få byta människomassorna på T-centralen till att färdas i min egen lilla bubbla har varit min räddning. Barnen kan gå kortare dagar på förskolan. Allt är enklare – men vi har varsin bensinbil som vi åker i ensamma varje dag.
Där tar det stopp just nu. Nettovärdet är för lågt. Det är för jobbigt att välja bort bilen. Och det känns ok, för jag har attackerat detta på ett vettigt sätt. Hade jag börjat med att försöka sluta använda bil så kanske ingenting hade blivit gjort. Då hade det inte skapats något värde alls. Det gäller att hela tiden hitta minsta motståndets väg framåt.
En sak i taget!
När jag föreläser brukar jag berätta om en gång när jag skulle skära upp en ananas hemma. Jag började med att skära bort skalet och blasten, och när jag skulle slänga dem såg jag att kompostpåsen var full. Så jag gick ut och slängde den, och på vägen tillbaka till köket såg jag en massa kläder i hallen som skulle läggas i tvätten. Så jag tog med dem när jag ändå gick förbi. Tvättkorgen var dock full, så jag gick och lade in en tvätt i maskinen. I tvättstugan märkte jag att blöjhinken vid skötbordet var full, så jag gick och slängde den påsen. På vägen tillbaka såg jag några leksaker som borde vara i lekrummet… och så vidare.
Till slut efter kanske en timme, så förde mig plockandet tillbaka till köket. Och där låg ananasen och väntade snällt. Och medan jag skar upp den, så tänkte jag på hur talande det jag precis gjort är för hur vi lever våra liv.
Om man tittar på den här situationen utifrån perspektivet att jag skulle vara 100% sysselsatt, jo men då ser det ju jättebra ut. Jag fick massor med grejer gjort. Men! Om vi istället tittar på den utifrån uppgiftens perspektiv, dvs att ananasen skulle bli skuren – då var detta helt orimligt. Det kan ju inte ta en timme att skära upp en ananas.
Vi har ju konstaterat att vi aldrig någonsin blir klara, och att vi behöver välja rätt när vi prioriterar. Då behöver vi också se till att göra uppgiften färdig när vi påbörjat den, eftersom det vi valt att göra är den viktigaste uppgiften just nu. Då behöver kompostpåsen vänta tills ananasen är uppskuren. “Sluta börja, börja göra klart” är ett bra citat jag hört någonstans.
Att multitaska är döden för både psyke och effektivitet. Vi blir inte klara snabbare för att vi gör flera saker samtidigt, det är faktiskt tvärtom. Varje gång vi byter kontext så tappar vi lite fart. Plus att vår stackars hjärna hela tiden behöver hålla reda på flera saker. Utsätt den inte för det i onödan.
Ha en hållbar takt.
Inom agil teori pratar vi om att ha en hållbar takt (sustainable pace). Det innebär att den arbetstakt vi har just nu, den skulle vi kunna hålla under obegränsad tid. Vi behöver hitta ett sätt att jobba på där vi inte hela tiden jagar deadlines och jobbar “med svettrand på ryggen” för att citera en kollega.
Ett ypperligt verktyg för att hitta sin hållbara takt är att mäta antalet uppgifter som blir klara under en viss tid, och använda den mätningen för att planera hur många uppgifter som kan tänkas bli klara under motsvarande tid i framtiden.
Vi kan kalla det “gårdagens väder”. Det går att aldrig att förutspå framtiden, men vi kan komma ganska nära genom att utgå ifrån någonting vi vet om gårdagen. På samma sätt som att det inte är så troligt att det kommer att bli 40 grader varmt imorgon om det var 1 grad idag, så är det inte så troligt att jag hinner göra 40 gånger fler saker imorgon än vad jag hann idag. Det är troligt att jag hinner göra ungefär lika mycket, give or take ett par stycken.
Hur gör vi detta rent praktiskt då? Jag gör såhär: Varje lördag räknar jag ihop hur många saker jag bockat av från listan under arbetsveckan. Sen delar jag det med 5 = ungefär så många saker jag borde planera per dag under kommande vecka.
Sedan börjar jag varje dag med att planera dagens lista, och ser till att jag aldrig har fler saker på än så på dagens agenda. Det är skitsvårt ibland, för jag vill ofta hemskt gärna göra fler saker. Men jag tvingar mig själv att prioritera. När allt på dagens lista är utfört, då kan jag börja på morgondagens om det känns som det finns energi kvar – MEN det är också en signal om att det är dags att sakta ned.
Det är också otroligt viktigt att aldrig lägga någon värdering i den där siffran. Den är ett planeringsverktyg, inget mått på hur mycket du är värd som person! Ibland ökar den, ibland minskar den. För mig minskade den med 10 mellan förra veckan och denna, för i fredags var jag sjuk och kryssade inte av en enda grej. Och det är bra, för då behöver jag troligen lite startsträcka och luft i planeringen för att komma på banan igen. Lyssna på dig själv ????
Ständiga förbättringar, ständig utvärdering.
En av de viktigaste sakerna vi kan göra är att stanna upp med jämna mellanrum och utvärdera vad det är vi håller på med egentligen. Annars blir det så väldigt lätt att att vi glömmer bort varför vi gör saker. På mitt jobb utvärderar vi och lär oss hela tiden. I slutet av varje arbetsperiod samlas hela teamet och så viger vi en förmiddag åt att prata hur den förra arbetsperioden gick och vilka förbättringar vi skulle vilja prova framöver.
Dessutom pratar jag enskilt med alla teammedlemmar ungefär var tredje vecka (vi tar promenader tillsammans, rekommenderas!). Och så har jag löpande avstämningar med min chef och andra personer jag jobbar med.
Det är superduperviktigt att ta oss tiden att prata med varandra! Förr hade jag och min man familjemöte varje vecka. Numera blir det sällan av och det uppstår en massa problem och irritation hela tiden på grund av att vi inte är synkade. Det var så bra att vi hade det forumet. Det behövdes.
Om man är flera om en sak men slutar att synka med varandra så kommer det ofrånkomligen bli så att man drar åt olika håll. Man börjar tycka att olika saker är viktiga. Man bildar sig en egen uppfattning om hur saker ska göras. Rutiner man kommit överens om tillsammans faller i glömska. Till slut fäller vi krokben för varandra istället för att jobba mot samma mål.
För min egen del så gör jag översyn en gång i veckan och en gång i månaden. Veckovis så ser jag till att kolla kalendern framöver så att jag inte blir överraskad. Jag ser till att tömma alla mailkorgar och går igenom att göra-listan på jakt efter sådant som inte är relevant längre eller nya saker som finns i min hjärna men inte på listan.
Varje månad ser jag över mina långsiktiga mål och mitt fokus för året. Det ska vara tydligt vad jag lägger min tid på och varför. Och det ska vara tydligt vad det är jag prioriterar bort.
Om jag hoppar över mina översyner märks det på en gång. Då börjar det hopa sig en massa saker i mitt huvud som jag får för mig att jag “måste” göra. Men när jag får lite distans till det så inser jag att det måste jag faktiskt inte alls.
Nu är det dags att tacka för mig – och tacka @planbokssmart.se för att jag har fått hänga här och prata med er några dagar. Underbart skoj har det varit!
Sammanfattningsvis så är det dessa saker jag önskar att alla kunde ta till sitt hjärta, för det är min fasta övertygelse om att det skapar en enklare, mer hållbar vardag (både hemma och på jobbet!):
Det blir aldrig som man tänkt sig
Man blir aldrig någonsin klar
Många små uppgifter är bättre än en stor
Gör det som ger mest värde för minst kostnad
En sak i taget!
Håll en hållbar takt
Utvärdera löpande
Tack för att jag har fått finnas i ditt flöde dessa dagar! Vill du att jag ska fortsätta göra det så hittar du mig på @carinhbrander. Där skriver jag om en enklare vardag, hållbarhet, psykisk (o)hälsa. Och lite hem och trädgård emellanåt.