En enklare vardag

Hur jag använder Todoist för att slippa tänka

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

I mars skrev jag om några av mina favoritappar. Sen dess har jag faktiskt ändrat på en sak, en ganska stor sak för mig: Jag har bytt todo-app! Det var inte ett litet projekt när man har exakt hela livet där, men jag är väldigt nöjd med bytet. Förut använde jag Doit.im, men numera kör jag Todoist. Det är lite svårt att sätta fingret på vad det är som gör Todoist bättre, men jag kan i alla fall säga att jag gillar gränssnittet bättre. Det känns mer 2016.

När jag säger att jag har hela livet i Todoist så menar jag det. Jag har utarbetat mitt eget lilla system under åren, löst baserat på metodiken GTD. Poängen med det är i alla fall följande: Eftersom jag har precis allt jag ska göra nedskrivet och litar på mitt system, så kan jag låta hjärnan vila från att hålla i huvudet vad det är meningen att jag ska göra. Den energin kan jag använda till annat som är roligare.

De funktioner som jag använder mest är samma som senast jag skrev om detta: schemaläggning och återkommande uppgifter. Som exempel så ingår det i min kvällsrutin att gå igenom dagens lista och skjuta allt jag valt att inte göra den dagen på framtiden, genom att välja ett nytt datum. Det ger en väldigt intressant effekt, för det innebär att när jag går och lägger mig så känns det som att jag klarat av dagen på ett bra sätt – även om det enda jag gjort är att bestämma mig för att jag gör allt imorgon istället. För jag har gjort en aktiv prioritering, och vet att det kommer dyka upp igen på morgonen när jag har mer energi.

Återkommade uppgifter använder jag till allt som behövs göras i vardagen. Tvätta håret, byta disktrasa, bädda rent, upprätthålla sociala kontakter, tvätta, gå till frisören och så vidare i all oändlighet. Därmed inte sagt att jag följer intervallerna slaviskt, jag är ju som sagt ett stort fan av möjligheten att skjuta upp saker. Vissa dagar orkar man inte ställa sig och byta lakan, eller disktrasa för den delen.

Jag råkar ha ett jobb som kommer med sina egna att göra-listor, så jag använder inte Todoist supermycket i jobbet. Men allt som inte redan finns i en annan lista hamnar där – prata med en kollega om något, tidrapportera, skicka något mail och sånt där.

För mig som är ganska dålig på att hantera stress så är det här ett fantastiskt stöd i livet. Jag har så himla kasst minne så om jag inte haft det här systemet så hade det blivit väldigt lite gjort. Jag tycker definitivt alla borde prova på den här metoden, för jag tror att det kan frigöra tid till andra saker som är viktigare och skojigare än att gå runt och komma ihåg allt man inte får glömma.


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.

En enklare vardag

Todoist på djupet – Projekt

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

Jag har fått några förfrågningar om att förklara mer om hur jag använder Todoist, och det ska jag såklart göra! Till att börja med tänkte jag visa hur jag har satt upp mina projekt.

Det är såklart väldig individuellt vilka projekt du behöver och det här är bara för att ge lite inspiration. Exempelvis så skulle jag haft många underprojekt under Jobb, om det inte vore för att vi redan använder andra system för att hålla reda på vad vi ska göra där. Låt oss kika hur det ser ut hos mig!


Privat

Familje- och privatlivet hamnar här, med ett gäng underkategorier. Vissa är fasta (som Familj och Ekonomi) och andra är tillfälliga projekt som är tänkta att ha ett avslut, t ex Byta namn. Jag blir nog snart klar med det, det var ju bara ett halvår sedan jag gifte mig…

Exempel

  • Ta vitaminer (varje dag)
  • Lämna tillbaka en tröja
  • Betala räkningar (varje månad)

Jobb

Som sagt en ganska liten kategori i mitt fall. Allt som har med jobbet att göra och inte redan finns i något annat system.

Exempel

  • Tidrapportera (varje fredag)
  • Uppdatera konsultprofil (varje månad)
  • Planera nästa möte för frontendskrået

Blogg

Bloggrelaterade saker hamnar här. Både idéer och sånt jag planerat att göra.

Exempel

  • Inlägg om graviditeten (varje vecka)
  • Serie om Todoist (meta!)
  • Gå igenom gamla inlägg kontinuerligt

Hygien och skönhet

Ja, jag har verkligen allt i Todoist. Det är inte för att jag skulle glömma att duscha annars, det är för att hjälpa mig planera och se till att jag gör allt jag vill 🙂

Exempel

  • Måla naglar (var 6:e dag)
  • Gå till frisören var (14:e vecka)
  • Färga ögonbrynen (var 30:e dag)

Hemma

Skötsel av hemmet och olika saker jag vill fixa bor i den här kategorin. Även här finns en del underprojekt som är av mer eller mindre permanent karaktär.

Exempel

Shopping

Här hittar vi allt som ska handlas hem. Jag gillar att ha ett separat projekt för detta, för då kan jag lätt få fram det om jag t ex har 10 minuter över någonstans där det finns affärer.

Numera använder jag etiketter för detta. Jag hade nämligen lite problem med att saker tappade sitt sammanhang när jag flyttade dem till det här projektet, och med etiketter kan jag ha kvar dem i sitt rätta projekt men ändå få upp en lista på sånt som ska köpas.

Socialt

Små påminnelser att höra av mig till folk jag inte träffar naturligt (t ex på jobbet) men ändå vill hålla kontakten med. Och andra planer (bjuda hem någon på middag, boka AW med någon).

Någon gång/Kanske

En samlad lista på sånt jag skulle vilja göra, men inte prioriterar just nu. Den här listan går jag igenom en gång i veckan – det kommer vi till i ett senare inlägg.

Vill du dela med dig av ditt eget upplägg? Eller har du frågor på mitt? Kommentera gärna!


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.

En enklare vardag

Todoist på djupet – Samla in och bearbeta

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

För ett tag sedan skrev jag om hur jag har satt upp mina projekt i Todoist. Nu tänkte jag berätta om hur jag samlar in och bearbetar de uppgifter jag ska göra – det är ju trots allt en ganska viktig del av att hantera sin att göra-lista.

Det är viktigt att skilja på att samla in, bearbeta och göra. I det här inlägget tänker jag inte alls gå in på göra. Det har jag skrivit lite om tidigare och kommer nog skriva mer om i framtiden. Istället vill jag fokusera på samla in och bearbeta.

Samla in

Det allra första du behöver göra att notera allt som du ska/vill/måste göra i inboxen i Todoist. Det är hela syftet med ett sånt här system. Och när jag säger allt, så menar jag allt. Våra hjärnor är erkänt dåliga på det som kallas prospektivt minne (att komma ihåg vad vi ska göra), och därför ska vi inte syssla med det alls tycker jag.

Sitter du i ett möte och hör dig själv säga att du ska maila någon information efter mötet? Skriv upp det på en gång. Öppnar du badrumsskåpet och ser att det är slut på tandkräm? Gör inget annat innan du skrivit upp att du ska köpa mer.

Viktigt! Poängen är att samla in sakerna, inte att börja göra dem. Det vore väldigt ineffektivt att springa iväg till affären en gång för varje sak du ska handla. Skriv bara upp. Inget mer. Den tiden är inte nu.

Se till att det är så friktionsfritt som det bara går att lägga till saker i din inbox. När jag sitter vid datorn har jag alltid en flik öppen i webläsaren när jag noterar sånt dom dyker upp. Annars använder jag appen i telefonen. Vissa gånger använder jag röstfunktionen ”Ok Google, take a note to [x]” på telefonen, den har jag kopplat ihop med Todoist.

Det gör ingenting om det inte är så välformulerat när du samlar in. Jag har ibland noteringar som är nästintill obegripliga för att jag inte ens orkat stava ordentligt. Det viktiga är att du minns vad du menade när ska bearbeta.

Todoist inbox
Så här kan det se ut i min inbox efter en dag av blandade noteringar

Bearbeta

Nästa steg är att bearbeta allt som finns i din inbox. Sätt av tid speciellt till det varje dag (jag brukar göra det på kvällen). Nu är det igen lätt att börja springa iväg och göra saker för att du vill bocka av dem, men motstå frestelsen. Nu bearbetar vi.

När du ska bearbeta det som finns i din inbox finns först en del förhållningsregler:

  • Hoppa inte över något. Gå igenom uppgifterna en i taget, uppifrån och ned.
  • Lämna aldrig något kvar i inboxen.

Min princip för bearbetning

1. Finns det EN konkret uppgift?

Finns det fler än en är det eget projekt.
Finns det ingen har det inget i din att göra-lista att göra. Då kanske det istället är information som ska sparas för referens, eller bara något som ska tas bort utan åtgärd (man behöver faktiskt inte springa på varenda boll).
En bra tumregel är att noteringen bör börja med eller vara ett verb, t ex Fråga mamma om julafton eller Tidrapportera.

2. Vill/måste du göra detta?

Om nej, ta antingen bort eller lägg till i Någon gång/Kanske.

3. Vad är nästa steg?

Antingen är det en konkret action och då är du klar nu. Har du istället skapat dig ett projekt, bestäm dig för vad nästa steg är – det är det som ska in i din lista.
Här är det bra att lägga lite extra tid på att fundera på vilka faktiska steg du ska ta för att ta dig framåt.

Som exempel har jag en punkt i min lista som jag skjuter på varje dag: Fundera på förvaring i Frejas garderob. Jag vet varför den inte blir avbockad: Det är inte alls konkret vad jag ska göra. En bättre action hade varit Välj ut 5 bilder på Pinterest som visar bra förvaringslösningar för barn.

Ett annat misstag som är lätt att göra är att ha för stora uppgifter. Städa garderoben riskerar att bli en sån där sak du bara skjuter på framtiden. Rensa en hylla i garderoben kan du göra på 10 minuter. Då får du bocka av något på listan, och rätt ofta händer det att du fortsätter med resten av garderoben av bara farten.

4. Finns det ett datum detta ska göras?

Om ja: Schemalägg det på en gång.
Om nej: Sätt antingen ett datum eller lägg till i Någon gång/Kanske. Det finns ingen vits i att ha saker på din lista som du inte planerar att göra.

Har du fler tips som hör hemma på den här listan? Kommentera gärna!


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.

En enklare vardag

Todoist på djupet – etiketter

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

Jag tror att man behöver ha premiumversionen för att kunna använda etiketter/labels. Det är inte en livsnödvändig funktion, men jag tycker den är väldigt smidig. Såhär använder jag mig av dem.

Etikett = kontext. Nästan alltid.

Om du är bekant med GTD så har du sprungit på begreppet kontext (ursäkta svengelskan). Det handlar kort om i vilket sammanhang du kan göra en specifik uppgift. Vissa saker går bara att göra hemma – eller det är i alla fall väldigt svårt att slänga in en vittvätt på jobbet. Andra saker kräver en dator, andra en telefon osv. En del grejer går att göra med både en dator och en telefon.

Jag använder etiketterna för att markera upp mina uppgifter under bearbetningsfasen. För varje sak i inboxen taggar jag upp med alla etiketter som är relevanta. Exempelvis sitter jag helst vid datorn när jag bloggar, så bloggrelaterade uppgifter får etiketten Dator. Bilder jag vill ta ligger under etiketten Kamera.

Är det något som ska handlas eller fixas på ”stan” så får det etiketten Ärenden. Den har på senare tid ersatt projektet Shopping som jag hade förut. Jag tycker nämligen bättre om att kunna ha uppgiften i ett projekt så det har kvar sitt sammanhang – så uppgiften Köp tårta kan ligga kvar under projektet Frejas tvåårskalas fast det är något som ska handlas. Det går nämligen inte att lägga en uppgift i flera olika projekt.

Varför etiketter?

Det som är nice med att märka upp alla uppgifter med etiketter är att det hjälper mig att få fler saker gjorda. Ibland har jag lite tid över – på pendeltåget, i väntan på pendeltåget, när pendeltåget står stilla, när pendeltåget är försenat (bara för att ta några exempel…).

Då kan jag öppna appen på telefonen och kolla etiketten Telefon, för att se om det är något jag kan passa på att göra när jag ändå har lite dötid. Är jag och handlar i en galleria eller liknande kollar jag alltid Ärenden för att se om det finns något annat jag kan fixa när jag ändå är där.

Samtliga mina etiketter och hur det kan se ut under Ärenden. Censur av förklarliga skäl.

Några specialfall

Vissa etiketter använder jag på ett lite annat vis. En av dem är Väntar, som jag sätter på allting som inte ligger på mitt bord, men för den delen inte kan bockas av som klart.
Skillnaden mot de andra etiketterna är att Väntar inte har något datum, för det är ju inget jag kan påverka. Istället går jag igenom det som ligger där en gång i veckan för att inte glömma det jag väntar på. Exempel på saker som ligger här: Paket som jag beställt men som ännu inte kommit, pengar eller grejer jag lånat ut, frågor jag väntar på att få besvarade.

En annan är Familjemöte, där jag taggat upp sånt jag vill diskutera med Jonas när vi sätter oss ned och är i familjemöte-mode. De uppgifterna har inte heller något datum satt.

Både Väntar och Familjemöte hade kunnat vara egna projekt också, men jag gillar som sagt att ha uppgifterna kvar i sitt sammanhang.


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.