En enklare vardag

Tidsuppskatta all the things!

På mitt jobb arbetar vi en hel del med tidsuppskattning – det vill säga att vi gör en kvalificerad gissning på hur lång tid en viss uppgift kommer att ta. Just i det sammanhanget är det inte odelat positivt, men jag har lärt mig mycket av det arbetssättet och brukar applicera det på livet i stort.

Jag är expert på att vilja mer än vad jag hinner med. Jag vill ge mina barn odelad uppmärksamhet jämt när de behöver det, umgås mycket med min man, träffa mina vänner, träna, läsa alla böcker som finns, blogga varje dag, hålla mig ajour på Instagram, läsa tidningar och bloggar dagligen och helst börja varje dag med ett långt yogapass och avsluta den med ett långt bad.

Ja, jag inser att det inte går. Men sen kommer jag på att jag vill börja med någon ny hobby eller lära mig allt om första världskriget eller nåt och så sitter jag där en dag och har bara en skitjobbig känsla av att jag inte hinner med någonting som jag vill. Då är det bra att göra en liten prioriteringsövning:

Tidsuppskatta hela livet

Sätt dig ned och skriv ned alla saker du vill hinna med den kommande veckan. Boken du vill läsa, träningspassen du vill boka in, att ringa banken och avsluta det där kontot som du tänkt på i några år nu, serierna du vill se, vännerna du vill träffa, badet du vill ta.

När du har den där listan: Boka upp varenda grej i din kalender. Hela livet. Börja med duschen på morgonen, och sen fyller du upp dagarna med precis allt som händer. Lunch, middag, hämtning av barn, nattning av barn och hela konkarongen.

När jag gjorde den här övningen senast kunde en typisk dag se ut såhär innan jag ens hade skrivit in något utöver det som händer varje dag:

05:00-09:30 Morgonrace och lämna Freja på förskolan
09:30-10:00 Kompletteringshandla till middagen
10:00-11:00 Äta något mellis och sedan återställa hemmet i normalt skick efter morgonkaoset
11:00-14:45 Ta hand om Ellen, äta lunch, fixa med tvätten och eventuellt lite ledig tid om Ellen sover länge
14:45-17:00 Hämta Freja och hänga med henne, dricka smoothie och mysa
17:00-ca 20:30 Kvällsrace med middag, nattning av barn och röjning av eftermiddagskaoset
21:00 Borde helst somna för att orka med nattens uppvak

Det, eh, blev ganska tydligt att jag inte kommer hinna med så mycket annat just nu. Inte utan att det sker på bekostnad av något. I mitt fall, och säkert i ditt också så är det först och främst sömnen som fått stryka på foten. Och sedan träningen. Det som förutom kosten är det allra viktigaste för att jag ska må bra.

Att göra den här övningen är ett av mina bästa sätt att råda bot på stress. För det blir så väldigt tydligt att det inte går att göra allt, och när jag väl kommit till den insikten (igen) så känns det enkelt att prioritera och välja bort det som inte är viktigt egentligen.

Den här gången har jag valt att prioritera sömn, träning och tid med familj och vänner. I gengäld så får jag acceptera att jag inte kommer kunna lägga ned så mycket tid på bloggen eller andra sociala medier. Jag kommer nog inte sy mina egna kläder med perfekt passform, eller sticka några jultröjor, eller läsa en distanskurs på halvfart. Jag kommer nog läsa någon bok ibland, men inte alls så många som jag skulle vilja. Är det inte helt sjukt egentligen hur många böcker det finns?

Jag kommer inte gå på konserter. Vi kommer inte totalrenovera ett hus. Jag kommer inte lägga en timme på att sminka mig och locka håret varje morgon. Det är inte nu vi börjar spela golf tillsammans. Och faktiskt så känns det helt OK. Ett tag, för sedan vet jag att jag måste göra om det här. Att det ska vara så förbenat svårt att acceptera att dygnet bara har 24 timmar ändå.

En enklare vardag

Följ bloggar med Feedly

Hur många bloggar läser du? Jag läser runt 100 stycken. Det vore rätt många att klicka in sig på varje dag för att hålla sig uppdaterad, men som tur är så gör jag inte så. Istället använder jag mig av tjänsten Feedly, som är ett sätt att följa bloggar med hjälp av något som kallas RSS. Vad RSS är tänker jag inte gå in på, det är egentligen inte relevant för att komma igång med Feedly.

Fördelen med att använda sig av en tjänst som Feedly är att innehållet kommer till dig när det publiceras, istället för att du ska behöva gå in och titta på varje enskild sida om det kommit något nytt inlägg. Så när du är sugen på att läsa bloggar, så räcker det att öppna appen på din telefon så finns allt som är nytt där. Supersmidigt!

Feedly är gratis att använda, men det finns en Pro-version som jag väljer att betala för. Dels för att jag gärna vill ge något tillbaka till en tjänst som jag använder väldigt ofta, och dels för att jag får smidig integration med Evernote och IFTTT (som jag ska berätta om hur jag använder en annan gång).

Ett annat alternativ är att använda Bloglovin, som är baserat på samma teknik (följ mig här!). Jag tycker dock det gränssnittet är lite svårt att hänga med i, och trivs bättre i Feedly. Eller, bäst trivdes jag med gamla hederliga Google Reader, som tyvärr inte finns mer.

Hur läser du helst bloggar?

En enklare vardag

Samla information med Evernote

Det finns såna sjuka mängder information på internet. Varje dag läser jag massor med saker som jag vill spara på något vis – kanske ett intressant recept eller ett boktips, eller något pyssel jag vill testa på i framtiden.

Kruxet är ju att det behövs ett bra ställe att spara den här typen av information på. Och någon typ av rutin för att komma ihåg att jag sparat på den. Det här har jag löst med tjänsten Evernote och någonting som jag kallar för min månadsgenomgång.

Samla in

För att komma igång med Evernote behöver du först skaffa ett konto. Det finns betalda varianter men basversionen är gratis och räcker långt. När du har ett konto är det dags att se till att göra det lätt för dig att samla in information. Jag har appen installerad på telefonen och dessutom tillägget Evernote Web Clipper i min webläsare. Då kan jag snabbt spara det jag vill oavsett var jag läser det.

Strukturera

Det behövs någon sorts struktur i systemet. Här kan man lägga ned hur mycket tid som helst om man vill, Evernote har bra möjligheter att tagga information på olika sätt. Jag har provat olika angreppssätt på det här och kommit fram till att det som passar mig bäst är att helt enkelt ha ett antal olika anteckningsböcker för olika ämnen, lite som kategorierna här på bloggen.

Här är några ämnen som används flitigt just nu:

  • Barnböcker
  • Bloggen
  • Boktips
  • Effektivitet
  • Ekonomi
  • Film och serier
  • Föräldraskap
  • Mat
  • Presentidéer
  • Pyssel och handarbete

Månadsgenomgången

Här kommer ett rätt viktigt steg för mig: Jag behöver gå igenom det här ibland. Det är ingen vits att bara spara på sig saker – jag kommer aldrig komma ihåg att jag sparat det om jag inte tittar på det med jämna mellanrum.

Därför gör jag en gång i månaden en liten översyn av saker och ting, bland annat det jag har i Evernote. Förr hade jag en ambition att titta igenom allt vid den här genomgången, men det hinner jag inte längre. Därför tar jag en kategori per månad. Det jag gör är att läsa igenom varje anteckning jag sparat och kolla av en liten checklista:

  • Är det fortfarande relevant?
  • Går det att jobba på rubriken och texten så jag snabbt förstår syftet med anteckningen?
  • Är det något som ska göras i närtid? I så fall lägger jag till en punkt i Todoist.

Varför är det här bra?

För mig är det toppen att använda mig att en separat tjänst för att spara på allt sånt här som är referens snarare än något som går att göra. Jag vill inte att det ska ligga och skräpa i Todoist, där ska det bara finnas saker som faktiskt ska göras.

Att spara på informationen gör att jag inte behöver komma ihåg den aktivt. Hjärnan slipper alltså spendera energi på tankar som ”Den där boken verkar bra, den ska jag komma ihåg att köpa någon gång”.

Att gå igenom alla anteckningar regelbundet hjälper mig att plocka upp det som blivit relevant nu, kanske flera år efter att jag sparat ned det. Samtidigt är det en liten inspirationsboost varje gång jag gör genomgången, jag blir ofta sugen på att ta tag i något projekt jag hittar.

Till sist så finns ju listorna alltid där, lätt tillgängligt från både datorn och telefonen. Det betyder att jag har informationen nära till hands om jag exempelvis skulle behöva ett filmtips eller står i mitt i en bokrea och undrar vad jag ska leta efter.

Använder du Evernote eller någon liknande tjänst? Hur ser ditt upplägg ut?

En enklare vardag

Apptips för föräldrar med kontrollbehov

Nu när Ellen är en vecka gammal har jag nyförälskat mig i en app som vi hittade när Freja var nyfödd: Baby Connect. Det är en app som man kan använda för att hålla reda på ungefär allt man behöver hålla reda på som förälder – från blöjbyten till läkarbesök.

Jag tycker att den är väl värd pengarna, för det blir så himla mycket lättare när man är två att bara kolla i appen när hon åt senast eller om hon behöver byta blöja. När Freja var nyfödd använde vi den också så. Lite senare använde vi den mest för att försöka lära oss hennes sömnrutiner, och nu efter två år så är den guld när hon är sjuk för att notera temperaturen vid feber och när hon får medicin.

Den finns både till iPhone, Android och Windows Phone (imponerande!) och på webben. Man kan dela information om samma barn med flera personer, så i vårt fall har vi båda två appen installerad och varsitt konto så att vi kan se både Frejas och Ellens noteringar.

Gillar man diagram så finns det en massa sånt också, och man kan till och med exportera datat till t ex CSV – vilket jag faktiskt gjorde en gång med Freja för att göra nån uträkning.

Tipsa gärna om fler barnappar i kommentarerna! Finns det andra liknande den här?

En enklare vardag

Sluta komma ihåg lösenord, det är dumt!

Är du en sån som fortfarande har samma lösenord till allt? Lägg av med det genast. Jag vet, jag vet, hur ska man annars komma ihåg det? Det ska jag berätta strax. Men först ska jag berätta varför det är jättedumt att ha samma lösenord överallt: Det gör dig väldigt väldigt sårbar.

Du är inte starkare än din svagaste länk

Inte bara är det väldigt vanligt att databaser med lösenord blir hackade. Det händer dessutom att vi delar med oss av våra lösenord självmant. Jag ska inte nämna namn, men jag har åtminstone en kompis där jag tror att jag skulle kunna logga in på de flesta av hens konton om jag ville – för att en gång skulle jag hjälpa hen med något teknikrelaterat och sen dess minns jag vad hen har för lösenord.

Jag tror också att minst två av mina kompisar kan mitt ganska komplicerade lösenord som jag noggrannt satte ihop för ett gäng år sedan och använde på en massa ställen, övertygad om att jag var den enda som kunde det. De flesta har ju snälla kompisar så det är väl kanske inte så riskfyllt, men det är ju ganska onödigt att ha en sån säkerhetsrisk ändå.

Har du samma lösenord på fler än ett ställe så riskerar du ganska mycket. Även om kanske inte din mail eller Facebook riskerar att bli hackad i första taget, så är risken lite större på den där sidan där du behövde registrera dig på för 5 år sedan för att få någon gratisgrej. Och läcker dina uppgifter därifrån så kommer någon att prova samma uppgifter på Facebook, Instagram, Gmail osv.

Skaffa en lösenordshanterare

Så då är vi eniga om att det är dumt att ha samma lösenord överallt. Men vad ska man göra då, ska man ha olika överallt kommer man ju aldrig någonsin att komma ihåg dem? Det här finns en lösning på, och jag blir ofta förvånad över hur få i min omgivning som använder den lösningen.

Det du behöver göra är att skaffa en lösenordshanterare. Jag använder Lastpass (ej sponsrad), men det finns ett helt gäng olika. Oftast finns det både en app till telefonen och en plugin till webbläsaren, och den hjälper dig genom att komma ihåg alla dina lösenord och fylla i dem automatiskt, så att du inte behöver minnas dem. Du behöver bara komma ihåg själva huvudlösenordet.

En grym funktion är att jag kan generera ett slumpmässigt lösenord när jag registrerar mig på ett nytt ställe, vilket gör att jag verkligen har olika lösenord överallt – utan att jag behöver komma ihåg nånting alls.

Informationen i Lastpass är krypterad på devicenivå, vilket betyder att det bara är jag som har tillgång till min okrypterade information. Inte ens Lastpass har mina lösenord alltså, det är bara på min dator och telefon som de finns i klartext. På telefonen är de dessutom skyddade av fingeravtrycksläsaren.

Det finns också en funktion för att spara säkra anteckningar, som jag använder för att spara portkoder och annat som vore lite tråkigt om det kom på villovägar.

Gör dig själv en tjänst och börja använd en lösenordshanterare, din hjärnkapacitet är för viktig för att slösas på att komma ihåg lösenord.

En enklare vardag

Todoist på djupet – Samla in och bearbeta

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

För ett tag sedan skrev jag om hur jag har satt upp mina projekt i Todoist. Nu tänkte jag berätta om hur jag samlar in och bearbetar de uppgifter jag ska göra – det är ju trots allt en ganska viktig del av att hantera sin att göra-lista.

Det är viktigt att skilja på att samla in, bearbeta och göra. I det här inlägget tänker jag inte alls gå in på göra. Det har jag skrivit lite om tidigare och kommer nog skriva mer om i framtiden. Istället vill jag fokusera på samla in och bearbeta.

Samla in

Det allra första du behöver göra att notera allt som du ska/vill/måste göra i inboxen i Todoist. Det är hela syftet med ett sånt här system. Och när jag säger allt, så menar jag allt. Våra hjärnor är erkänt dåliga på det som kallas prospektivt minne (att komma ihåg vad vi ska göra), och därför ska vi inte syssla med det alls tycker jag.

Sitter du i ett möte och hör dig själv säga att du ska maila någon information efter mötet? Skriv upp det på en gång. Öppnar du badrumsskåpet och ser att det är slut på tandkräm? Gör inget annat innan du skrivit upp att du ska köpa mer.

Viktigt! Poängen är att samla in sakerna, inte att börja göra dem. Det vore väldigt ineffektivt att springa iväg till affären en gång för varje sak du ska handla. Skriv bara upp. Inget mer. Den tiden är inte nu.

Se till att det är så friktionsfritt som det bara går att lägga till saker i din inbox. När jag sitter vid datorn har jag alltid en flik öppen i webläsaren när jag noterar sånt dom dyker upp. Annars använder jag appen i telefonen. Vissa gånger använder jag röstfunktionen ”Ok Google, take a note to [x]” på telefonen, den har jag kopplat ihop med Todoist.

Det gör ingenting om det inte är så välformulerat när du samlar in. Jag har ibland noteringar som är nästintill obegripliga för att jag inte ens orkat stava ordentligt. Det viktiga är att du minns vad du menade när ska bearbeta.

Todoist inbox
Så här kan det se ut i min inbox efter en dag av blandade noteringar

Bearbeta

Nästa steg är att bearbeta allt som finns i din inbox. Sätt av tid speciellt till det varje dag (jag brukar göra det på kvällen). Nu är det igen lätt att börja springa iväg och göra saker för att du vill bocka av dem, men motstå frestelsen. Nu bearbetar vi.

När du ska bearbeta det som finns i din inbox finns först en del förhållningsregler:

  • Hoppa inte över något. Gå igenom uppgifterna en i taget, uppifrån och ned.
  • Lämna aldrig något kvar i inboxen.

Min princip för bearbetning

1. Finns det EN konkret uppgift?

Finns det fler än en är det eget projekt.
Finns det ingen har det inget i din att göra-lista att göra. Då kanske det istället är information som ska sparas för referens, eller bara något som ska tas bort utan åtgärd (man behöver faktiskt inte springa på varenda boll).
En bra tumregel är att noteringen bör börja med eller vara ett verb, t ex Fråga mamma om julafton eller Tidrapportera.

2. Vill/måste du göra detta?

Om nej, ta antingen bort eller lägg till i Någon gång/Kanske.

3. Vad är nästa steg?

Antingen är det en konkret action och då är du klar nu. Har du istället skapat dig ett projekt, bestäm dig för vad nästa steg är – det är det som ska in i din lista.
Här är det bra att lägga lite extra tid på att fundera på vilka faktiska steg du ska ta för att ta dig framåt.

Som exempel har jag en punkt i min lista som jag skjuter på varje dag: Fundera på förvaring i Frejas garderob. Jag vet varför den inte blir avbockad: Det är inte alls konkret vad jag ska göra. En bättre action hade varit Välj ut 5 bilder på Pinterest som visar bra förvaringslösningar för barn.

Ett annat misstag som är lätt att göra är att ha för stora uppgifter. Städa garderoben riskerar att bli en sån där sak du bara skjuter på framtiden. Rensa en hylla i garderoben kan du göra på 10 minuter. Då får du bocka av något på listan, och rätt ofta händer det att du fortsätter med resten av garderoben av bara farten.

4. Finns det ett datum detta ska göras?

Om ja: Schemalägg det på en gång.
Om nej: Sätt antingen ett datum eller lägg till i Någon gång/Kanske. Det finns ingen vits i att ha saker på din lista som du inte planerar att göra.

Har du fler tips som hör hemma på den här listan? Kommentera gärna!


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.

En enklare vardag

Todoist på djupet – Projekt

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

Jag har fått några förfrågningar om att förklara mer om hur jag använder Todoist, och det ska jag såklart göra! Till att börja med tänkte jag visa hur jag har satt upp mina projekt.

Det är såklart väldig individuellt vilka projekt du behöver och det här är bara för att ge lite inspiration. Exempelvis så skulle jag haft många underprojekt under Jobb, om det inte vore för att vi redan använder andra system för att hålla reda på vad vi ska göra där. Låt oss kika hur det ser ut hos mig!


Privat

Familje- och privatlivet hamnar här, med ett gäng underkategorier. Vissa är fasta (som Familj och Ekonomi) och andra är tillfälliga projekt som är tänkta att ha ett avslut, t ex Byta namn. Jag blir nog snart klar med det, det var ju bara ett halvår sedan jag gifte mig…

Exempel

  • Ta vitaminer (varje dag)
  • Lämna tillbaka en tröja
  • Betala räkningar (varje månad)

Jobb

Som sagt en ganska liten kategori i mitt fall. Allt som har med jobbet att göra och inte redan finns i något annat system.

Exempel

  • Tidrapportera (varje fredag)
  • Uppdatera konsultprofil (varje månad)
  • Planera nästa möte för frontendskrået

Blogg

Bloggrelaterade saker hamnar här. Både idéer och sånt jag planerat att göra.

Exempel

  • Inlägg om graviditeten (varje vecka)
  • Serie om Todoist (meta!)
  • Gå igenom gamla inlägg kontinuerligt

Hygien och skönhet

Ja, jag har verkligen allt i Todoist. Det är inte för att jag skulle glömma att duscha annars, det är för att hjälpa mig planera och se till att jag gör allt jag vill 🙂

Exempel

  • Måla naglar (var 6:e dag)
  • Gå till frisören var (14:e vecka)
  • Färga ögonbrynen (var 30:e dag)

Hemma

Skötsel av hemmet och olika saker jag vill fixa bor i den här kategorin. Även här finns en del underprojekt som är av mer eller mindre permanent karaktär.

Exempel

Shopping

Här hittar vi allt som ska handlas hem. Jag gillar att ha ett separat projekt för detta, för då kan jag lätt få fram det om jag t ex har 10 minuter över någonstans där det finns affärer.

Numera använder jag etiketter för detta. Jag hade nämligen lite problem med att saker tappade sitt sammanhang när jag flyttade dem till det här projektet, och med etiketter kan jag ha kvar dem i sitt rätta projekt men ändå få upp en lista på sånt som ska köpas.

Socialt

Små påminnelser att höra av mig till folk jag inte träffar naturligt (t ex på jobbet) men ändå vill hålla kontakten med. Och andra planer (bjuda hem någon på middag, boka AW med någon).

Någon gång/Kanske

En samlad lista på sånt jag skulle vilja göra, men inte prioriterar just nu. Den här listan går jag igenom en gång i veckan – det kommer vi till i ett senare inlägg.

Vill du dela med dig av ditt eget upplägg? Eller har du frågor på mitt? Kommentera gärna!


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.

En enklare vardag

En impulsköpares guide till att shoppa utan att bli ruinerad

Såhär i löningstider tänkte jag att vi skulle prata lite ekonomi. Jag har alltid varit sämst på att hålla i pengar, till min väldigt ekonomiska moders stora förtret. Jag är liksom lite för impulsiv…

Nu är jag dock vuxen och när jag började jobba på riktigt kände jag att jag fick lov att skärpa mig på den fronten. Så jag gjorde allt det där tråkiga – en budget för varje månad, ett excelark med alla räkningar fint summerade så det var koll på utgifterna, pensionssparande och vanligt sparande och så där. Så gick det en vecka efter löning och jag hade gjort av med alla pengar som var över på en massa grejer jag aldrig använde ändå.

Det höll ju inte riktigt heller, även om det var bättre. Men det vore ju liksom kul att ha lite pengar kvar till mat och sånt också. Så då gjorde jag mig en metod. Eller ska man vara ärlig så snodde jag en metod från jobbet. Jag kallar den shopping-Scrum.

1. Gör en lista

Skapa en excelfil eller något sådant där du ska skriva upp alla saker du vill köpa. Den här listan ska vara i prioriteringsordning, med viktigast högst upp och ingenting som är lika viktigt som något annat. Allt ska ha sin plats i prioriteringen.

2. Det svåra steget

När du kommer på något du vill köpa, spring iväg och köp den på en gång skriv upp det på listan.

3. Jobba med listan

Så ofta du vill, öppna din lista och jobba med den. Prioritera om. Kolla priser, undersök bästa modellen, sukta efter den allra dyraste varianten.

4. Löningsdags!

När lönen kommit in på kontot: Ta hand om alla utgifter först. Gör en budget för de kvarvarande pengarna. Ta reda på hur mycket du faktiskt kan spendera på shopping den kommande månaden.

5. Planera månadens shopping

Börja uppifrån i listan och markera alla saker som ryms i din budget. Spring iväg och köp! Yay! Shopping!

6. Repetera

Börja om på steg 2.

Varför funkar det här?

Det finns ju en väldigt uppenbar fördel här – det går inte att göra av med mer pengar än jag har. Det var liksom huvudsyftet.

Men sen har det uppstått några andra trevliga sidoeffekter också:

  • I och med att shopping bara sker en gång i månaden har jag tid på mig att undersöka det bästa alternativet.
  • Att tvingas prioritera gör att jag väljer bort en hel del saker som visade sig inte vara livsnödvändiga när de ställdes mot det andra på listan. Det är faktiskt fascinerande att se hur jag själv fungerar: Allt nytt jag kommer på går direkt in på topplacering, för att sedan sakta men säkert dala nedåt ju längre tid det går.
  • När det som nu börjar lacka mot jul och födelsedag, har jag en helt färdig önskelista att vidarebefordra till de som är intresserade av den (dvs min man, om jag har tur).

Tänk va, att man kan lösa alla problem i hela världen genom att skriva en prioriterad lista.

En enklare vardag

Hur jag minskat min vardagsstress med hjälp av en tomat

Jag har nog nämnt det minst en gång tidigare: jag har sjukt dålig stresstålighet, och det har inte på något vis blivit bättre nu på senaste. Jag tyckte det var tufft att hinna med allt innan jag fick barn liksom (haha!). En av mina värsta grejer är att bli avbruten – en åsikt jag delar med i stort sett alla utvecklare i hela världen.

Jag är också expert på att sväva iväg och göra helt andra saker än det jag egentligen skulle göra, speciellt när uppgiften är lite svår, oklar eller tråkig. Eller så snöar jag in totalt på det jag har framför mig och reser mig flera timmar senare för att inse att ryggen har fastnat i nån sorts Quasimodo-läge och jag måste verkligen verkligen äta något.

För att lösa alla tre ovanstående problem jobbar jag de allra flesta dagar efter en teknik som är löst baserad på Pomodoro och de teorier som alla agila metoder vilar på. Här är mina tips för att få lite styrsel på arbetsdagen:

1. Plocka fram en timer

Jag använder mig av Tomato Timer, som gör precis det jag behöver – varken mer eller mindre.

2. Bestäm vad du ska jobba med de närmaste 25 minuterna

Jag brukar ta den första jobbperioden för dagen till att få grepp om min plan – kolla mailen, öppna upp rätt kodbas, hitta rätt att göra-lista för rätt kund, dokument osv som jag kommer behöva. När det väl är gjort är det ofta väldigt tydligt vilken uppgift som är viktigast att tackla.

3. Jobba med din valda uppgift

Starta timern (OBS! Mycket viktigt steg!). Börja jobba med uppgiften. Bara den uppgiften. Inte kolla mailen, inte bara kolla en sak på Facebook, inte gå och hämta kaffe. Det är 25 minuter, det klarar du. Har du möjlighet, sätt telefonen på ljudlöst. Ta på dig lurar om du sitter i öppet landskap, eller stäng dörren om du har eget kontor (eh det finns väl ingen som har eget kontor nuförtiden).

4. Lyft blicken

När timern ljuder, släpp vad du håller på med. Ja, även om du är mitt inne i något komplext. Skriv klart meningen eller kodraden eller vad det är du jobbar med, men släpp det sen. Det låter som en dum grej men är oftast helt rätt sak att göra.

Sätt en ny timer på 5 minuter. Processa din inbox, kolla telefonen, rör på dig fysiskt, gå på toa, ta en kaffe, kolla sociala medier – vad du nu behöver göra för att rensa hjärnan.

5. Repetera

Börja om från steg 2, förutsatt att arbetsdagen inte är slut, då föreslår jag att du går hem istället.

Varför funkar det här?

Att jobba på det här sättet funkar för mig av en drös olika anledningar:

  • 25 minuter är tillräckligt kort tid för att hålla fokus.
  • Jag får fokusera utan att bli avbruten – oftast. Om det uppstår en akut situation som måste lösas NU så kan jag enkelt bestämma att jobba med den nästa 25-minutersperiod och byta fokus på ett strukturerat sätt.
  • Det finns ett tydligt slut. Hur svår eller tråkig uppgiften än är så kan jag ge den 25 minuter. Och sen 25 minuter till om jag inte är klar.
  • Jag rör på mig mer. Att resa mig två gånger i timmen gör mig piggare och jag får mindre ont i kroppen.
  • Att rensa hjärnan gör mig bättre på mitt jobb. Fast det kan låta kontraproduktivt att avbryta mitt inne i ett flow så kommer jag ofta på under promenaden till kaffeautomaten att det finns ett enklare sätt att lösa det aktuella problemet.

En enklare vardag

Hur jag använder Todoist för att slippa tänka

Det här inlägget är en del av serien Todoist på djupet, som handlar om hur jag använder mig av tjänsten Todoist för att hålla reda på min att göra-lista och få saker gjorda. Todoist är gratis att använda, med vissa undantag, och jag är inte sponsrad av dem.

I mars skrev jag om några av mina favoritappar. Sen dess har jag faktiskt ändrat på en sak, en ganska stor sak för mig: Jag har bytt todo-app! Det var inte ett litet projekt när man har exakt hela livet där, men jag är väldigt nöjd med bytet. Förut använde jag Doit.im, men numera kör jag Todoist. Det är lite svårt att sätta fingret på vad det är som gör Todoist bättre, men jag kan i alla fall säga att jag gillar gränssnittet bättre. Det känns mer 2016.

När jag säger att jag har hela livet i Todoist så menar jag det. Jag har utarbetat mitt eget lilla system under åren, löst baserat på metodiken GTD. Poängen med det är i alla fall följande: Eftersom jag har precis allt jag ska göra nedskrivet och litar på mitt system, så kan jag låta hjärnan vila från att hålla i huvudet vad det är meningen att jag ska göra. Den energin kan jag använda till annat som är roligare.

De funktioner som jag använder mest är samma som senast jag skrev om detta: schemaläggning och återkommande uppgifter. Som exempel så ingår det i min kvällsrutin att gå igenom dagens lista och skjuta allt jag valt att inte göra den dagen på framtiden, genom att välja ett nytt datum. Det ger en väldigt intressant effekt, för det innebär att när jag går och lägger mig så känns det som att jag klarat av dagen på ett bra sätt – även om det enda jag gjort är att bestämma mig för att jag gör allt imorgon istället. För jag har gjort en aktiv prioritering, och vet att det kommer dyka upp igen på morgonen när jag har mer energi.

Återkommade uppgifter använder jag till allt som behövs göras i vardagen. Tvätta håret, byta disktrasa, bädda rent, upprätthålla sociala kontakter, tvätta, gå till frisören och så vidare i all oändlighet. Därmed inte sagt att jag följer intervallerna slaviskt, jag är ju som sagt ett stort fan av möjligheten att skjuta upp saker. Vissa dagar orkar man inte ställa sig och byta lakan, eller disktrasa för den delen.

Jag råkar ha ett jobb som kommer med sina egna att göra-listor, så jag använder inte Todoist supermycket i jobbet. Men allt som inte redan finns i en annan lista hamnar där – prata med en kollega om något, tidrapportera, skicka något mail och sånt där.

För mig som är ganska dålig på att hantera stress så är det här ett fantastiskt stöd i livet. Jag har så himla kasst minne så om jag inte haft det här systemet så hade det blivit väldigt lite gjort. Jag tycker definitivt alla borde prova på den här metoden, för jag tror att det kan frigöra tid till andra saker som är viktigare och skojigare än att gå runt och komma ihåg allt man inte får glömma.


Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.