E-post är en sån där grej som är en gigantisk stressfaktor hos många, vilket är helt förståeligt. Det är ju sjukt hur mycket mail som skickas varje dag. Inte speciellt många har någon som gör en första rensning utan man får allt bara direkt ned i inkorgen. Nyhetsbrev, sånt där man bara är CC:ad men egentligen inte har något med saken att göra, automatiska utskick från olika system (looking at you, Jira) och asviktiga grejer som måste tas tag i. Gärna med en liten notifikation som ploppar upp på datorn eller telefonen direkt något nytt ramlar in. Oftast skickat med HÖG PRIORITET!
Vi ska inte ha det så. Det finns hjälp att få. Såhär gör du för att få en första kontroll över inkorgen:
1. Lär dig ditt e-postprogram
Det finns massor av smarta funktioner i de flesta e-postprogram som kan stötta dig i den dagliga hanteringen av mail. Kolla här till exempel: The 11 Best Tips for Increasing Productivity with Outlook.
2. Arkivera
Ta reda på hur man gör för att arkivera mail i din klient. Öppna inkorgen, ta ett djupt andetag, markera allt, arkivera. Läskigt? Börja med allt som är äldre än tre veckor. Du kommer ändå inte göra något med de mailen, är de viktiga så kommer det ett nytt.
3. Stäng av notiser
Stäng av samtliga notifikationer för nya mail, både på dator och telefon. För de allra flesta existerar det inga mail som måste hanteras i realtid.
4. Sätt ett intervall
Bestäm dig för hur ofta du behöver kolla din mail. En gång i timmen under arbetstid är ganska rimligt kan jag tycka. Själv har jag andra metoder när jag jobbar som gör att det faller sig lämpligt att kolla en gång i halvtimmen. Sätt nån typ av larm om du tror du kommer ha svårt att komma ihåg.
5. Processa inboxen
Nästa gång det är dags att kolla mailen, börja från något håll, gå igenom ett och ett, gör något av följande med varje:
Radera/arkivera
Allt som du inte behöver göra något med. Sånt som bara är för info, sånt som redan är klart.
Delegera
Kan/behöver någon annan hjälpa dig? Skicka vidare och arkivera. Blir det aktuellt igen kommer svaret dyka upp i inkorgen.
Svara
Har du koll och kan svara på en gång? Gör det! Arkivera sedan.
Senarelägg
Behöver du tänka på saken? Är det inte relevant idag? Boka in en tid i kalendern när du ska tänka på saken. Lägg mailet i en speciell mapp så länge så att du hittar det när det är dags.
Gör
Ska du göra något med det här? Är det lämpligt att göra det nu? Gört. Arkivera.
6. Lita på ditt nya system
Det funkar, jag lovar. Jag har gjort det här i många år. Du kommer inte att missa något viktigt, du kommer tvärtemot att få mycket mycket bättre koll. Klicka inte upp mailprogrammet i tid och otid, följ dina satta intervaller. Känns det för ofta eller för sällan, byt intervall.